Um Lean erfolgreich in Ihren Projekten anzuwenden, ist es wichtig, die fünf Grundprinzipien zu verstehen und umzusetzen.
1. Wert identifizieren
Der erste Schritt besteht darin, den Wert des Projekts zu definieren. Dieser Wert ist stets aus Sicht des Kunden zu sehen, sei es ein externer Kunde, der das Produkt oder die Dienstleistung erwirbt, oder ein interner Kunde (zum Beispiel Abteilungen oder Führungskräfte innerhalb des Unternehmens), der am Projekterfolg interessiert ist.
- Beispiel: Für einen externen Kunden kann der Wert darin bestehen, dass ein Produkt pünktlich und ohne Mängel geliefert wird. Für einen internen Kunden könnte der Wert darin liegen, dass interne Prozesse effizient gestaltet werden.
Durch die Identifizierung des Werts können Sie sicherstellen, dass alle Projektaktivitäten auf die Maximierung dieses Wertes ausgerichtet sind.
2. Wertstrom abbilden
Im nächsten Schritt wird der Wertstrom abgebildet. Dabei geht es darum, den gesamten Workflow von der Initiierung des Projekts bis zum Abschluss zu visualisieren. Dies geschieht mit Hilfe des Value Stream Mapping (VSM), das aufzeigt, wo Verschwendung auftritt und welche Prozesse optimiert werden können.
- Beispiel: In der Fertigungsindustrie könnten unnötige Lagerbestände, übermäßige Transportwege oder Wartezeiten als Verschwendung identifiziert werden.
Das Ziel ist es, einen optimalen Ablauf zu schaffen, der reibungslos funktioniert und sich auf die Wertschöpfung konzentriert.
3. Workflow entwickeln
Nachdem der Wertstrom analysiert wurde, geht es darum, den Workflow so zu entwickeln, dass Verschwendung minimiert und Effizienz maximiert wird. Dies bedeutet, dass Prozesse und Abläufe überarbeitet werden müssen, um Engpässe zu vermeiden und sicherzustellen, dass jede Phase des Projekts reibungslos abläuft.
- Beispiel: Ein häufiges Problem in Projekten ist der fehlerhafte Umgang mit Backlogs. Dies führt zu Verzögerungen, die durch eine klarere Planung und bessere Kommunikation innerhalb des Teams vermieden werden können.
4. Auf Nachfrage ausrichten (Pull-System)
Das Pull-System ist ein zentraler Bestandteil des Lean-Projektmanagements. Hierbei werden Arbeitsergebnisse nicht basierend auf Prognosen, sondern auf tatsächliche Nachfrage erzeugt. Dies vermeidet Überproduktion und sorgt dafür, dass Ressourcen nur dann eingesetzt werden, wenn sie wirklich benötigt werden.
- Beispiel: In der Softwareentwicklung kann das Pull-System so gestaltet werden, dass erst dann weitergearbeitet wird, wenn die vorherige Phase abgeschlossen und getestet wurde.
5. Ständige Verbesserung
Lean-Projektmanagement ist kein statischer Ansatz. Es erfordert eine kontinuierliche Verbesserung (Kaizen), bei der alle Beteiligten regelmäßig den Workflow überprüfen und Möglichkeiten zur Optimierung suchen. Der Fokus liegt dabei auf kleinen, kontinuierlichen Verbesserungen, die im Laufe der Zeit zu einer signifikanten Effizienzsteigerung führen.