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Fachkräftemangel Vertrieb

Ausgangssituation

Unser Kunde ist ein führendes Unternehmen in der Herstellung und dem Vertrieb von hochwertigen Befestigungslösungen. Eine der größten Herausforderung ist auch hier der Fachkräftemangel Vertrieb. Unser Kunde zeichnet sich durch Innovation, Qualität und Zuverlässigkeit aus. Das Unternehmen bietet eine breite Palette an Produkten für verschiedene Anwendungen in den Bereichen Bau, Möbel- und Innenausbau sowie DIY-Projekte.

Die Befestigungslösungen unseres Kunden sind für ihre hohe Leistungsfähigkeit und ihre einfache Handhabung bekannt. Sie werden sowohl von professionellen Handwerkern als auch von Heimwerkern weltweit geschätzt. Die Produkte zeichnen sich durch ihre Langlebigkeit und ihre hohe Widerstandsfähigkeit aus, was sie zu einer vertrauenswürdigen Wahl für unterschiedlichste Projekte macht.

Unser Kunde legt großen Wert auf Forschung und Entwicklung, um innovative Lösungen zu schaffen, die den Bedürfnissen der Kunden gerecht werden. Das Unternehmen arbeitet kontinuierlich an der Verbesserung seiner Produkte und sucht nach neuen Technologien, um den sich verändernden Anforderungen des Marktes gerecht zu werden.

Mit einem breiten Vertriebsnetzwerk ist unser Kunde international präsent und beliefert Kunden auf der ganzen Welt. Das Unternehmen legt großen Wert auf Kundenservice und bietet umfassende Unterstützung, angefangen bei der Produktauswahl bis hin zur technischen Beratung.

Darüber hinaus setzt sich unser Kunde für nachhaltige und umweltfreundliche Herstellungsverfahren ein. Es engagiert sich für den verantwortungsbewussten Umgang mit Ressourcen und arbeitet an Lösungen, um seine ökologischen Auswirkungen zu minimieren.

Insgesamt ist unser Kunde ein renommiertes Unternehmen, mit über 600 Beschäftigten, das hochwertige Befestigungslösungen für unterschiedlichste Anwendungen anbietet. Es zeichnet sich durch Innovation, Qualität, Kundenservice und Nachhaltigkeit aus, was es zu einem vertrauenswürdigen Partner in der Branche macht.

Zielsetzung im Projekt "Fachkräftemangel Vertrieb"

Das Projektziel ist die Effizienzsteigerung im Vertrieb, so dass der Fachkräftemangel insbesondere im Vertrieb beseitigt wird. Es ist zudem darauf zu achten, dass das angestrebte Wachstumsziel wieder erreichbar ist. Hierzu sollen nicht nur die Arbeitsorganisation und die Prozesse optimiert werden, sondern auch durch den Einsatz moderner Technologien und automatisierter Prozesse der Aufwand im gesamten Vertrieb spürbar reduziert werden. Durch die Entlastung der Vertriebsmitarbeiter und die Produktivitätssteigerung sollte der Freiraum für das Wachstum gewonnen werden und offene Stellen, die aufgrund des Fachkräftemangels gar nicht oder nur sehr zögerlich besetzt werden können, wegfallen. Dadurch wird das Unternehmen wieder in der Lage sein, seine Verkaufsziele zu erreichen und seine Marktposition weiter auszubauen.

Lean Leadership Prinzipien
Seminar

Das Projektvorgehen

Das Projektvorgehen im Projekt „Fachkräftemangel Vertrieb“ war klassisch in die Phasen Analyse, Konzeption und Umsetzung aufgeteilt. Aufgrund der hohen Erwartungshaltung hinsichtlich des Projektergebnis und des Markt- bzw. Wachstumsdruck wurde sich gemeinschaftlich für eine sehr intensive Analysephase entschieden, die einen großen Wurf bei der Konzeption möglich machen sollte. In einer Betriebsversammlung wurde eine Beschäftigungsgarantie ausgegegben, so das jede freiwerdende Kapazität sofort in den Wachstum und nicht in einen Stellenabbau gesteckt werden soll. Diese Kommunikation, gepaart mit einer engen Einbindung des Betriebsrats, war der Schlüssel für eine intensive und sehr offene Analysephase und dem späteren Erfolg des Projekts. 

Fokusinterviews mit Wertstrombetrachtung

Der eine Teil der Analysephase fokussierte sich auf die End-to-End Betrachtung der Prozesse im gemsamten Vertrieb. Mittels vertrauenvollen Fokusinterviews wurden die Wertstrom Workshops vorbereitet. Die Fokusinterviews wurden entlang des gesamten Werstschöpfungsflusses im Vertieb geführt. Begonnen wurde mit der Lead Identifizierung und das Ende war die Rechnungsstellung und der Auftragsabschluss. Durch die vertrauensvolle Atmoasphäre in den Workshop konnten Erkenntnisse über die Prozessperformance und Prozesshindernisse herausgearbeitet und gewonnen werden, die für alle Prozessbeteiligten neu war. 

Im anschließenden Wertstrom Workshop wurde gemeinschaftlich aus den singulären Meinungen ein einheutliches Verständnis über den Gesamtprozess hergestellt. Mittels der Methode Makigami wurden die unterschiedlichen Tätigkeiten und Prozessschwachstellen transparent für alle Prozessbeiteiligten visualisiert. Dieses Vorgehen und das damit verbundene End-to-End Prozessverständnis lieferte weitere Aha-Erkenntnisse bei den Prozessteilnehmern. So wurde man sich recht schnell einig über die Prozessschwachstellen und die notwendigen Handlungsfelder. 

Datenanalyse mit Schwerpunkt Tätigkeitsstruktur

Neben den Fokusinterviews und dem Wertstrom Workshop lag ein großer Fokus auf der Datenanalyse und dabei auf der sogenannten Tätigkeitsstrukturanalyse. Neben den klassischen Prozessparameter wurden die Zeiten je Tätigkeit erfasst. Diese zusätzliche Analyse ist gerade beim Thema Fachkräftemangel Vertrieb sehr wichtig, da hierdurch anders als bei der Prozess- und Wertstromanalyse die 100% der Tätigtigkeiten erfasst und betrachtet werden können. So lassen sich alle Verschwendungen im Vertrieb erfassen und bekämpfen. 

Im Mittelpunkt der Tätigkietsstrukturanalyse steht die empirische Erhebung (mittels Zeiterfassung) der tagtäglich durchgeführten Arbeiten durch die Mitarbeiter selbst oder durch eine qualifizierte Einschätzung der Vorgesetzten sowie die anschließende Bewer­tung als 

  • Kerntätigkeiten, 
  • Nebentätigkeiten oder 
  • organisatorische Tätigkeit. 

Aus der Klassifizierung der täglichen Arbeiten plus Zuordnung der dafür aufgewandten Zeiten wird schnell die Gesamtrelation zwi­schen Kern- und Nebentätigkeiten sowie den sogenannten „Zeitfressern“ deutlich. Somit macht die Tätigkeitsstrukturanalyse Verschwendungen außerhalb der Hauptprozesse bzw. Kernaufgaben sichtbar.

Ergebnisse der Tätigkeitsstrukturanalyse

  • Zeitfresser im täglichen Ablauf
  • Störungen und Verschwendungen im Tagesablauf
  • Nicht definierte Verteilung von Aufgaben
  • Unklare Abgrenzungen von Tätigkeiten
  • Abweichungen zwischen Stellenbeschreibung und tatsächlicher Arbeitsaufgaben

Das Ergebnis zeigte, dass im schnitt nur 57% der Zeiten einen kundenbezogenen Charakter haben. In der restlichen Zeit wurden andere Tätigkeiten ausgeführt, die sich beispielsweise über die Zeit entwickelt haben, oder aufgrund von Schwachstellen in anderen Abteilungen zu Zusatzarbeit oder sogar Doppelarbeit im Vertrieb führten. 

Darüber hinaus zeigte die Analyse sehr große Unterschiede in der Tätigkeitsverteilung der Mitarbeiter. Einige wichtige Tätigkeiten wurden beispielsweise von einigen MItarbeitern nicht ausgeführt weil die reine Auftragserfassung schön die Kapazität komplett ausfüllte. 

Entscheidend bei solchen Auswertungen ist die Herangehensweise – es geht nie um das WER sondern immer um das WARUM. Durch dieser Herangehensweise ist eine konstruktive Zusammenarbeit aller beteiligter gegeben. 

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Konzepterstellung zur Bekämpfung des Fachkräftemangels Vertrieb

In der Konzeptphase wurde auf Basis der Analyseergebnisse ein Programm gegen Fachkräftemangel Vertrieb aufgesetzt. Im Ersten schritt wurden die Aufgaben und Tätigkeiten wertorientiert ausgerichtet und zeitfressende Nebentätigkeiten organisatorisch oder technologisch adressiert. Eine Nivilierung des Tätigkeiten, insbesondere unter dem Motto „von anderen lernen“, war zudem ein enormer Produktivitätsgewinn. Der Aufbau eines End-to-End-Wertstroms ließ Abteilungsgrenzen, die oft wie Silowände eine zügige Bearbeitung nicht möglich machten, verschwinden und sorgte somit für einen spürbaren Schnellelligkeitsgewinn für den Kunden. Die bessere Nutzung des Systemlandschaft konnte auch auf BAsis des neuen Wertstroms in Angriff genommen werden. Hierbei spielte die Optimierung des CRM-Systems und die Einführung von Prozessautomatisierungen eine große Rolle. 

CRM, RPA & Co. - Digitalisierung und der Fachkräftemangel

Die Digitalisierung hat in den letzten Jahren große Fortschritte gemacht und Unternehmen stehen vor der Herausforderung, mit den technologischen Entwicklungen Schritt zu halten. Die optimierung des Customer Relationship Management (CRM) und die Einführung von Robotic Process Automation (RPA) waren bei der BEkämpdung des Fachkräftemangels Vertrieb  entscheidende Bausteine. Das CRM ermöglichte, die Kundenbeziehungen zu optimieren, das Vertriebsteam aktiv und zeitnah zu steuern und individuelle Bedürfnisse, Kundengruppen, Trends und Chancen besser zu erkennen. Mit RPAs wurden repetitive Geschäftsprozesse automatisiert, um Effizienz und Produktivität im gesamten Vertrieb spürbar zu steigern. Durch die Implementierung solcher digitalen Lösungen konnten nicht nur Kosten gesenkt werden, sondern auch der Fachkräftemangel Vertrieb aktiv bekämpft Werden. Mitarbeitende konnten sich so auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren, während Routinearbeiten von RPA übernommen wurden. Dadurch wurde zudem die Attraktivität des Arbeitsplatzes erhöht und qualifizierte Fachkräfte konnten gehalten und gewonnen werden.

Ergebnisse die sich sehen und rechnen lassen

Die Umsetzung der Maßnahmen fand teilweise parallel statt, so dass schnell erste Erfolge zu verzeichnen waren und vor allem die Abschätzung über EInsparungen verifiziert werden konnten. Betrachtet man nur das Primärziel, die Bekämpfung des Fachkräftemangels Vertrieb, so konnten insgesamt Kapazitäten von knapp 23% frei für kundenbezogene Tätigkeiten gewonnen werden. In diesem Fall waren das über 19 FTE (Full time Equivalent) im gesamten Vertrieb. Somit konnte die Suche nach neuen Mitarbeitern sofort sehr stark reduziert und das weitere Wachstum gesichert werden. 

Ein weiterer vorteil ist, dass diese quasi 19 neuen Mitarbeiter quasi sofort ohne Schulung und Einarbeitung einsatzbereit waren. Es wurden zudem keine Kosten für externe Recruitingunterstützung fällig. Nimmt man allein nur die eingesparten zusätzlichen Gehälter, die externen Kosten und die Training und Schulungsmaßnahmen, weiß man sofort, dass sich das Projekt in wenigen Monaten gerechnet hat. Nimmt man dazu den zusätzlichen Umsatz und das resultierende Wachstum, das ohne dieses Projekt nicht möglich gewesen wäre, dann reduziert sich die Amotisation auf wenige Wochen. 

Einfach gutes gelungenes Projekt – vielleicht für Ihr Unternehmen?

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Wir verstehen uns als Ihr verlässlicher Partner, der bedarfsgerechte Projektunterstützung von der eingehenden Analyse über die fundierte Konzepterstellung bis hin zur nachhaltigen Umsetzung bietet.

Markus Krüger

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