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End-to-End Optimierung im Mittelstand

Die Herausforderungen eines führenden Anbieters von Schrauben und industrielle  Verschleißprozesse stehen im Fokus dieses Kundenbeispiels. Der Heimwerkerboom in der Corona-Zeit sorgte für einen enormen Umstzwachstum und unzähligen Engpässen in der kompletten Leistungserstellung über die komplette Auftragsabwicklung, also von der Anfrage bis hin zur Rechnungsstellung. Die Anfrage- und Auftragslast zeigte sehr deutlich die Ineffizienzen im Prozesse, so dass ein akuter Handlungsbedarf bestand. Darüber hinaus galt es auch den Prozess so aufzustellen, dass „nach dem Sturm“ erheblich effizienter gearbeitet werden kann. 

Die Geschäftsleitung des Unternehmens hatte das Gefühl, dass ein erheblicher Teil der Durchlaufzeit auf nicht-wertschöpfende Tätigkeiten entfiel. Die durchgeführte „Lean Blitzlicht“-Analyse von KruCon brachte Licht ins Dunkel. Undefinierte Rollen, Unzufriedenheit und redundante Aufgaben wurden identifiziert. Zudem traten vermehrt Systembrüche und mangelnde Transparenz aufgrund einer heterogenen IT-Landschaft auf.

 

Lean Blitzlicht enthüllt Potenzial - Durchlaufzeiten und Beständen reduzieren

Auf Grundlage des „Lean Blitzlichts“ wurde als Projektziel festgelegt, die Gesamtdurchlaufzeiten um 30 % zu senken und die Bestände um 500.000 Euro zu reduzieren. Dies erforderte eine Klarstellung von Rollen und Schnittstellen, die Durchführung von verschwendungsarmen Prozessen und die Entwicklung einer Ausrichtung, die Wettbewerbsvorteile für den Kunden generiert. 

Während der Umsetzung stand der Kunde stets im Mittelpunkt. Abteilungsübergreifende Projektteams, bestehend aus Mitarbeitern des operativen Geschäfts, wurden etabliert, um die Neuausrichtung voranzutreiben. Die Umsetzung erfolgte in Teilprojekten, den sogenannten Wertströmen, um einen strukturierten und zielgerichteten Ansatz zu gewährleisten.

Strukturiertes Projektvorgehen: Analyse, Konzeption, Operationalisierung

Das Projektvorgehen gliederte sich in drei klare Phasen: Analyse, Konzeption und Operationalisierung. In der Analysephase wurden Fokusinterviews durchgeführt, Daten analysiert und Workshops abgehalten. Die Konzeptionsphase fokussierte sich auf die Ableitung von Maßnahmen aus den Analysen, wobei Lean-Prinzipien angewendet wurden. In der Operationalisierungsphase wurden die festgelegten Maßnahmen umgesetzt, begleitet von einem klaren Umsetzungsfahrplan.

Identifizierte Verschwendung - Grundlage für Verbesserungen

Insgesamt wurden 6.805 Stunden Verschwendung identifiziert, äquivalent zu knapp 4 Personenjahren. Diese Verschwendung wurde als entscheidender Faktor erkannt, der die Wettbewerbsfähigkeit beeinträchtigt. Die Reduzierung der Verschwendung führte nicht nur zu Kapazitätsreserven für weiteres Wachstum, sondern ermöglichte auch die Entlastung von Engpässen und die signifikante Verringerung der Durchlaufzeit.

Angebotsstrukturierung: Standardisierung und Effizienz

Die Strukturierung des Angebotsverfahrens durch klare Anfragemasken und eine vierstufige Angebotsstrukturierung ermöglichte eine schnelle Reaktionszeit auf grobe Ausschreibungsanfragen. Dies führte nicht nur zu einer Verdopplung der Hit-Rate, sondern schuf auch Klarheit, Transparenz und ein einheitliches Bild nach außen.

 

Erfolgreiche Operationalisierung: Übererfüllung der Ziele

Die Operationalisierungsphase wurde durch das Benefit-Tracking-Tool überwacht, um die Realisierung der Verbesserungen sicherzustellen. Gezieltes Coaching und klare Vorgehensweisen führten zu einer beeindruckenden Übererfüllung der Zielerreichung um 118 %. Die Geschäftsführung verkündete stolz das Ergebnis bei einer Betriebsfeier und dankte allen Beteiligten. Durch die erfolgreiche Umsetzung wurde das Vorgehen auf andere Schwesterunternehmen ausgerollt. Die erzielten Verbesserungen dienten als Blaupause für ähnliche Herausforderungen, was zu signifikanten Effizienzgewinnen in der gesamten Unternehmensgruppe führte.

Vorbereitung auf den wirtschaftlichen Sturm: Nachhaltige Basis für die Zukunft

Ein bedeutender Nebeneffekt des Projekts war die Vorbereitung auf zukünftige wirtschaftliche Herausforderungen. Nach Jahren des rasanten Wachstums wurde das Unternehmen und seine Prozesse auf eine solide Basis gestellt. Diese Basis fungiert nun als Grundlage für kommende Herausforderungen – sei es ein erneutes Wachstum oder das Bewältigen wirtschaftlich schwierigerer Zeiten.

Fazit: Besser vorbereitet für die Zukunft

Die erfolgreiche Sturmvorbereitung dieses Kundenbeispiels verdeutlicht die Bedeutung einer gezielten Prozessoptimierung für langfristigen Erfolg. Die Frage bleibt: Wie gut sind Sie vorbereitet auf die stürmischen Zeiten, die in der Geschäftswelt aufziehen können?

Über Lean Administration

Die Lean-Administration, angewendet auf die End-to-End-Optimierung in der Angebots- und Auftragsabwicklung, revolutioniert effektiv Geschäftsprozesse. Diese Methodik, inspiriert vom Lean Management, konzentriert sich auf die Reduzierung von Verschwendung und nicht-wertschöpfenden Aktivitäten.

In der Angebotsphase ermöglicht Lean Administration die Standardisierung von Anfragemasken, beschleunigt die Angebotsstrukturierung und minimiert Rückfragen. Die klare Struktur fördert Transparenz und trägt zu schnellen Reaktionszeiten bei Ausschreibungen bei. Dies führt zu einer gesteigerten Erfolgsrate bei Angebotsanfragen.

In der Auftragsabwicklung eliminiert Lean Administration Redundanzen und optimiert Schnittstellen, um Durchlaufzeiten zu reduzieren. Die Methode sorgt für klare Verantwortlichkeiten, minimiert Systembrüche und steigert die Gesamteffizienz. Dadurch werden Ressourcen freigesetzt, die für weiteres Wachstum genutzt werden können.

Die Lean-Administration in der End-to-End-Betrachtung der Angebots- und Auftragsabwicklung bietet somit nicht nur eine effizientere Prozessgestaltung, sondern auch eine nachhaltige Grundlage für eine agile und wettbewerbsfähige Unternehmensführung.

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